Haus & Grund Osterhofen | Berichterstattung zur Jahreshauptversammlung

Datum: 28.02.2019
Beginn: 19:30
Ort: Osterhofen
Referat: Datenschutz für Vermieter
Referent(en): Dr. Ulrike Kirchhoff
Der Vorstand von Haus & Grund Osterhofen mit Frau Dr. Ulrike Kirchhoff (Mitte)

Vermieter sind beim Datenschutz in der Pflicht!

Wie gewohnt konnte sich RAin Evelyn Marsch, erste Vorsitzende von Haus & Grund Osterhofen, über eine gut besuchte Mitgliederversammlung freuen. Im Gegenzug berichtete sie den Mitgliedern über ein erfolgreiches Vereinsjahr. Viele Mitglieder nutzten die Beratung des Vereins; dabei reichte das Beratungsspektrum von Fragen zur Erstellung des Mietvertrages über Fragen zur Nebenkostenabrechnung bis hin zu baurechtlichen Problemen. Dringend verwies sie auf die organisationseigenen Formulare, die speziell für die Bedürfnisse der Haus & Grund-Mitglieder gefertigt sind. Inzwischen sind sie auch online zu beziehen. RAin Marsch wies die Mitglieder auch auf den Kautionsservice der Hausbank München und die umfangreichen Versicherungen für Hauseigentümer hin, die in Kooperation mit der Bayerischen Hausbesitzer-Versicherung angeboten werden. Auch der Haushalt, vorgetragen von Franz Urner, Kassier, bot ein positives Bild, so dass die Mitglieder den Vorstand gerne einstimmig entlasteten. Einstimmig nahmen die Mitglieder auch die Satzungsänderungen an, die durch die Änderungen des Datenschutzrechts notwendig geworden waren.

Der Datenschutz stand im Mittelpunkt des Vortrags der Vorsitzenden des Landesverbandes Haus & Grund Bayern, Dr. Ulrike Kirchhoff. Natürlich mussten die Vermieter auch vor der neuen Rechtslage die Daten ihrer Mieter schützen. Doch durch die gesetzlichen Neuregelungen kommen neue und veränderte Pflichten auf die Vermieter zu. Die Daten der Mieter können Vermieter vor unberechtigtem Zugriff schützen, indem sie sie etwa in verschlossenen Schränken aufbewahren, Computer durch Passwörter und Antivirenprogramme sichern. Vermieter sollten dringend darauf achten, nur wirklich notwendige Daten der Mieter zu erheben; das ist insbesondere bei der Anbahnung von Mietverhältnissen wichtig. Für eine erste Kontaktaufnahme reichen in der Regel eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse und natürlich der Name des Interessenten. Erst wenn Interessenten ernsthaft in die engere Auswahl kommen, können zusätzliche Daten abgefragt, eine Selbstauskunft verlangt und die Bonität gecheckt werden.

Vermieter müssen sogenannte Auftragsverarbeitungsverträge mit Unternehmen schließen, die für sie bestimmte Verarbeitungsvorgänge übernehmen, das ist typischerweise bei Heizungsablesefirmen der Fall. Die Anbieter solcher Leistungen halten in der Regel entsprechende Verträge vor. Sollten diese Verträge noch nicht abgeschlossen worden sein, sollte der Vermieter dringend Kontakt mit seinem Dienstleister aufnehmen. Über den Umgang mit den Mieter- und Interessentendaten müssen Verarbeitungsverzeichnisse angelegt werden. Entsprechende Muster hält der Verein für interessierte Mitglieder vor. Dr. Kirchhoff betonte zudem, man solle auf jeden Fall darauf achten, nur noch die aktuellen Mietverträge und andere Formulare des Vereins zu verwenden, da diese mit den entsprechenden Datenschutzerklärungen versehen sind.

Haus & Grund Osterhofen hält viele Informationen und notwendige Musterformulare für Mitglieder vor, so dass der Umgang mit dem Datenschutz für die Mitglieder sicher ungewohnt, aber ein lösbares Problem sein wird.